Op woensdag 25 juni organiseerde de Vlaamse kamer van koophandel voor Rusland, Wit-Rusland en Kazachstan een studienamiddag met als thema ‘Zakendoen in Rusland’ in de kantoren van Barco in Kuurne.

Het was een praktijkgerichte namiddag, met presentaties van Diederik Vandorpe van Barco over het opzetten van activiteiten in Rusland, van Wijnand Herinckx van Ahlers over de bijzonderheden van Russische logistiek en douane en van Hans Deprez van Depicon over het hoe en waarom van zakendoen met Rusland.

Hieronder volgt een korte samenvatting van de lezingen.

Diederik Vandorpe, Barco: activiteiten opzetten in Rusland

Barco is actief in Rusland sinds 1975. Het leverde toen onder meer schermen aan de Russische staatstelevisie. Tot 1997 werkte Barco met Rusland vanuit de hoofdzetel, op basis van projecten en beursbezoeken. In 1997 openden ze een vertegenwoordiging in Rusland, om Barco’s aanwezigheid in Rusland te bestendigen. In 1999 werden partnerships opgezet voor de gezamenlijke productie van apparatuur en in 2002 richtte Barco een eigen servicebedrijf op. In 2013 bedroeg de omzet van Barco in Rusland ongeveer 30 miljoen euro.

SWOT-analyse van de Russische markt

Sterke punten zijn de sterke groei van de Russische markt, de staatsfinanciering van een aantal moderniseringsprogramma’s en het grote aantal hoogopgeleide specialisten. Dit zorgt voor mogelijkheden in de energiesector, de gezondheidszorg en de infrastructuur, waar de staat grootschalige projecten financiert.

Zwakke puntenzijn de slechte wegen (behalve Moskou en Sint-Petersburg), de gebrekkige kennis van vreemde talen die effectieve communicatie in de weg staat en het lange beslissingsproces, vooral wanneer de staat één van de partners is.

Een van de voornaamste risico’s bij het werken met Rusland is de politieke instabiliteit. Het is niet duidelijk welke richting de relaties van de EU met Rusland de komende jaren zullen opgaan en of de confrontatie met het Westen een vast element blijft in de Russische politiek. Daarnaast blijft corruptie een prangend probleem, vooral in grote projecten, wat de voorspelbaarheid ernstig in het gedrang brengt. Ook de sterke devaluatie van de roebel tijdens de voorbije jaren, gecombineerd met een zwakke groei van het nationaal product, is alarmerend.

Tips voor wie zaken wil doen in Rusland

  1. Neem een eigen tolk en vertrouw niet op de tolk van de klant, zeker niet bij onderhandelingen over contracten
  2. Persoonlijke relaties en regelmatige contacten zijn zeer belangrijk
  3. Grote spelers moeten plaatselijk aanwezig zijn en werken met de plaatselijke bevolking
  4. Lange time to market: wees voorbereid op een investering van 2-3 jaar voor het eerste commercieel succes
  5. Probeer de douane niet te misleiden: de douane is streng en bureaucratisch. Ga op zoek naar een betrouwbare logistieke partner.

Wijnand Herinckx, Ahlers: logistiek in Rusland

Ahlers is sinds 1995 actief in Rusland en de GOS-landen en stelt er 350 werknemers te werk.

De logistieke markt in Rusland is in volle verandering. De angst voor het onbekende Rusland is in Europa ondertussen verdwenen, wat de prijzen van de traditionele transportdiensten ernstig heeft gedrukt. Logistieke bedrijven zoeken volop hoe ze meerwaarde kunnen creëren. Ahlers geeft als voorbeeld het door hen opgerichte Rusimport, dat logistieke diensten combineert met inklaring, certificering en distributie.

Vooraf ingeklaarde goederen

Een van de bijzonderheden van de Russische markt, is dat kleinere Russische klanten liever niet zelf importeren en bij voorkeur ingeklaarde goederen kopen op de Russische markt, omdat de douaneformaliteiten zo een rompslomp zijn. Toch willen ze rechtstreeks aankopen en niet via een Russische distributeur, die volgens hen te grote marges hanteert.

Een Europese fabrikant staat dan voor de volgende keuzes:

— ofwel opent hij een vertegenwoordiging in Rusland die deze formaliteiten op zich neemt: een aanzienlijke investering;

— ofwel gaat hij op zoek naar een distributeur die de hele invoerprocedure voor eigen rekening neemt. De nadelen hiervan zijn een beperkte kijk op zijn prijsbeleid en weinig controle over zijn activiteiten, een verlies van zelfstandigheid en een negatief beeld bij de Russische eindklant, die deze schakel liever zou overslaan.

Een derde oplossing is Rusimport, de constructie die Ahlers heeft opgericht: zij noemen het een neutrale distributeur.

Deze formule is uiterst geschikt voor beginnende bedrijven die de Russische markt aftasten en nog niet hebben beslist om een eigen vertegenwoordiging te openen of in zee te gaan met een vaste distributeur.

Rusimport sluit uit eigen naam verkoopscontracten af met de eindklanten, zorgt voor de certificatie (niet onbelangrijk) van de geïmporteerde goederen, handelt de BTW- en invoerformaliteiten af, alles in nauwe samenspraak en op basis van een contract met de fabrikant.

Het is een praktische oplossing voor wat vaak een belangrijk struikelblok is in de handel met Rusland.

Tips over douane

—          Douane is het grootste probleem van handel met Rusland en een bron van extra en onvoorspelbare kosten. Sluit daarom altijd een contract af met een logistiek bedrijf dat instaat voor zowel transport als inklaring, zodat je achteraf niet van het hekje naar de poort wordt gestuurd.

—          Probeer niet zelf de douaneformaliteiten uit te voeren, maar importeer met de hulp van een broker, die hiervoor een speciale licentie heeft.

—          De EU-douanecodes komen niet altijd overeen met de Russische douanecodes, wat voor bijkomende certificeringskosten kan zorgen.

—          Certificeringskosten en de voorbereiding van de nodige documenten hiervoor moeten zeker worden opgenomen in het businessplan voor Rusland.

—          De Douane-Unie heeft voor sommige producten nieuwe standaarden aanvaard, waardoor ook het certificeringsproces opnieuw moet worden doorlopen. Een bron van extra kosten.

Hans Deprez van Depicon over het hoe en het wat van zaken doen met Rusland

Hans Deprez vertegenwoordigt de belangen van een aantal Belgische en Europese bedrijven in Rusland, heeft jarenlang in Rusland gewoond en is specialist van de Russische markt en mentaliteit.

Volgens hem heeft Rusland twee grote voordelen: het heeft onze nieuwe technologieën broodnodig en, in vergelijking met Azië is het dichtbij. Bovendien is de Russische mentaliteit vergelijkbaar met de Belgische.

Desktop research is niet voldoende om de Russische markt te verkennen. Het Russische internet is hoofdzakelijk Russischtalig en de meeste Russische bedrijven zien er het nut niet van in een Engelse versie van hun website te onderhouden. Netwerken is de optimale manier om zaken te doen met Rusland, en een lidmaatschap van het VLKVK of VOKA bewijst zeker haar nut.

Staar je niet blind op Moskou en Sint-Petersburg, er zijn miljoenensteden genoeg in Rusland. Andere regio’s, zelfs het verre Siberië, maken een sterke groei door en bieden heel wat potentieel.

Om dit te bereiken, moet je wel werken met mensen die de markt kennen en er niet van uitgaan dat Rusland een snelle markt is. Reken zeker op 2-3 jaar voor het eerste commerciële succes.

Heel belangrijk voor Rusland is het besef dat niet enkel producten het goed doen op de Russische markt, maar ook technologieën. De economische situatie heeft de Europeanen de voorbije decennia verplicht om te automatiseren en te besparen op personeel. Voor LEAN productieprocessen is er in Rusland een belangrijke markt.

Omgang met Russische klanten

Zoek de beslissingsmakers. Hiërarchie is in Rusland belangrijk. Zorg ervoor dat je brieven of berichten niet blijven hangen bij personeel dat geen beslissingen mag nemen. Neem de baas mee uit eten. Wining and dining wordt door de Russen even sterk geapprecieerd als door de Vlamingen.

Krijgt u Russen op bezoek? Dat is een teken van interesse, en meestal zijn het ook de beslissingsmakers die komen. Onthaal hen goed. Zorg voor een tolk en een mooi programma, want het zijn deze mensen die de koop zullen afsluiten.

Doe je een verkoop? Zorg dan voor follow-up. Ga na of er geen problemen zijn met de producten en los ze snel op. Een Rus gaat niet meteen klagen als hij problemen heeft, maar zoekt zelf naar een oplossing. Verlies op deze manier geen goede klanten.

Het politieke klimaat is belangrijk, maar moet niet overschat worden! Zaken blijven zaken, en de economie van Rusland en Europa zijn te zeer met elkaar verweven om dit proces om te doen keren.

Een goede start in Rusland

Zoek naar een lokale partner in dezelfde branche. Laat deze mee investeren in je product (laat hem bijvoorbeeld de kosten van de certificatie op zich nemen).

Reken niet op prognoses of business plans. Russen hebben hier geen kaas van gegeten. De Russische werkelijkheid laat prognoses overigens vaak niet toe. Reis beter naar Rusland en ga samen met je distributeur op klantenbezoek. Dan weet je meteen welk vlees je in de kuip hebt.

Tenders, een nieuwe evolutie

Tenders zijn een nieuw fenomeen op de Russische markt. Het proces is veel opener geworden. Waar vroeger enkel ‘vriendjes’ van de tenderinstanties de tenders binnenhaalden, zijn het tegenwoordig steeds vaker Europese bedrijven die aanbestedingen winnen, dankzij lagere prijzen. Het proces is dus neutraler geworden. Niettemin is het een specifieke materie, en het is belangrijk dat een specialist u bijstaat als u wilt meedoen aan een tender. VLKVK is van plan om hier binnenkort een seminarie over te organiseren.

Wanneer zaken doen met Rusland?

Nu is het een goede periode om Rusland te bewerken, en wel met alle mogelijke producten. Er is niets waar in Rusland geen vraag naar bestaat. Gemakkelijk zal het natuurlijk niet zijn. Reken op 2-3 jaar inspanningen voor de eerste successen worden geboekt.